Documenten opladen en versturen om digitaal te ondertekenen

Vooraf

Via Skarabee 7 voorzie je een bestaand document van de mogelijkheid om digitaal te ondertekenen.

In een eerste stap voorzien we dit document van een specifieke handtekeningenpagina aan de hand van de geselecteerde relaties.

De tweede stap behandelt het versturen van de e-mail met het gegenereerde document.

Er wordt de mogelijkheid geboden om te tekenen via eID, SMS en e-mail aan diegene die zal tekenen. Uiteraard is het belangrijk dat vooraf de juiste gegevens worden ingevuld bij de relaties in Skarabee.

Tenslotte vind je in bijlage van deze infosheet een kort overzicht van hoe de gebruiker te werk moet gaan om het toegestuurde document te tekenen.

Korte inhoud

• Opladen document en selectie van de relaties.
• Document versturen en nazicht op reeds getekende documenten.

Opladen van het document en selectie van de relaties.

Vooraleer de wizard te starten zorg je ervoor dat de nodige relaties correct gelinkt zijn aan het pand.

Open in het menu object het pand waarvoor je een document wenst te laten tekenen.

1. Zorg dat de juiste relaties op voorhand gelinkt zijn aan het pand. 
2. Open de formulierenwizard via de tools-knop.
3. Kies vrij document.

Wizard invullen en het te ondertekenen bestand opladen.

1. Start met selectie van de relaties.
2. Alle linktypes worden automatisch overgenomen uitgenomen prospect- en automatchlinken:
   Selecteer de relaties en contacten die zullen tekenen.
3. Je kan tussendoor bewaren of bewaren & sluiten om later te vervolledigen.
4. kies het bestand die getekend moet worden. Het is mogelijk om zowel bestanden reeds gekoppeld aan het pand te selecteren of om een nieuw bestand op te laden.                                              -Volgende bestandstypes worden ondersteund: Pdf, Docx, Doc, Jpg, Png, bmp.
5. Genereer het definitieve bestand. Dit bestand, voorzien met een extra handtekeningen pagina, wordt bij de documenten van het pand geplaatst.

Document versturen en verifiëren van de reeds ondertekende documenten.

Het document versturen.

1. Open op hetzelfde pand het tabblad “documenten”.
2. Klik op “ondertekenen” icoon.
3. Verstuur het document.

Alle relaties ontvangen onderstaande mail:

Eenmaal de gebruiker de link opent moet deze de procedure volledig afwerken, de link kan maar éénmaal worden geopend.

Indien de gebruiker de procedure opnieuw moet doorlopen kan de e-mail met het te ondertekenen document opnieuw worden verzonden vanuit Skarabee.

De status van het document controleren.

1. Verstuur de e-mail opnieuw.
2. Detail van diegene die reeds heeft getekend.
3. Herroep de ondertekening, de partij die dan probeert het document te tekenen krijgt melding dat er niet meer kan ondertekend worden.

Pas wanneer alle partijen hun handtekening hebben geplaatst zal het originele document (bij het pand) worden vervangen door het getekende document.

Daarvan krijg je een herinnering in Skarabee.

In bijlage van deze infosheet vind je een korte handleiding van de te volgen handelingen bij diegene die zal ondertekenen.