Vooraf
Skarabee biedt uitgebreide mogelijkheden om een professionele communicatie te garanderen met je klantenbestand.
Naast de automatische mailings, uitgebreide template-module voor brieven, default html-teksten voor mailings bestaat er ook een SMS-module voor bevestigen en herinneren van afspraken en bezoeken.
Met de notificatiemodule kan je bezoekers, eigenaars, huurders en de verantwoordelijke van het bezoek bevestigingen en herinneringen sturen. Na het bezoek kan er ook een automatisch bericht gestuurd worden.
Nieuw: Indien het bezoek wordt geannuleerd kan er nu ook een bericht worden verstuurd.
Korte inhoud
- Maak de juiste mail en SMS-teksten aan.
Een herinneringsmail of SMS voorzie je van een standaard tekst waarbij de aanspreking, naam, datum en tijd automatisch worden ingevuld. Je kan meerdere teksten aanmaken, bv voor de eigenaar en een voor diegene die het bezoek begeleidt.
- Activeer de notificaties via de instellingen
Via de instellingen bepaal je welke teksten bij welk type relatie horen en hoever op voorhand van het tijdstip van de afspraak de herinnering wordt verstuurd.
- Aanmaak van een agenda item en controle van de notificatie
Tijdens de aanmaak van een bezoek of afspraak waarschuwt Skarabee je of er mogelijke problemen optreden met het verzenden van de herinneringen: bv "herinnering kan niet verzonden worden wegens ontbreken van email/gsm-nummer" of "de datum van actie ligt te dicht bij de herinneringsperiode". - Nieuw: Annuleren van een bezoek
Stuur nu ook notificaties uit bij het annuleren van een bezoek.
1. Aanmaak van standaard teksten
Bij een afspraak of bezoek zijn meerdere personen betrokken, per type relatie kan de standaardtekst dus afwijken.
Voor een eigenaar zal de inhoud van de herinnering of bevestiging dus anders zijn dan voor de relatie die een bezoek heeft aangevraagd.
In eerste instantie gaan we voor iedere type relatie een aparte tekst instellen (eigenaar, bezoeker, huidige bewoner, en actie verantwoordelijke) daarna stellen we het tijdstip en type van de notificatie in.
Instellen van de default teksten
1. Ga via het menu Instellingen naar tabblad Algemeen en open het onderdeel Teksten
- Kies notificaties als type tekst. Notificaties kunnen zowel via e-mail als sms ingesteld worden.
- Stel per type gelinkte relatie een eigen tekst in.
- Vul per gewenste taal de tekst en onderwerp van het herinneringsbericht in.
- Gebruik de Skarabee veldenlijst om de variabele velden zoals naam en datum afspraak automatisch te laten invullen.
2. Instellen van de notificaties
Herinneringen per mail
Na het instellen van de voorkeursteksten kies je de instellingen voor het versturen van de notificaties. Bovenaan dit scherm vind je een dropdown menu met daarin keuze mogelijkheden voor het instellen van de verschillende types notificaties:
Per type (herinneringen, bevestigingen, afgewerkte, en geannuleerde) heb je telkens de mogelijkheid om voor afspraken en bezoeken notificatie in te stellen.
- Activeer het automatisch uitsturen van de herinnering
- Kies de tijd dat de notificatie voor het bezoek mag verstuurd worden
- Kies de voorheen aangemaakte standaard tekst
- Kies een layout voor de e-mail
Herinneringen per sms
Net zoals herinneringen per mail stel je de periode en de standaard tekst in voor de SMS.
Bij het selecteren van de periode hou je er rekening mee dat een SMS sneller wordt gelezen dan een mailbericht.
Bevestigingen per mail/sms
Net zoals een herinnering naar een relatie kan je ook een bevestiging sturen voor een afspraak of bezoek.
De instellingen zijn identiek maar de periode is nu niet meer relevant.
Kies per relatie type de eerder aangemaakte standaard tekst en kies een layout voor het mailbericht
3. Versturen van de herinnering/bevestiging
Een herinnering of bevestiging wordt steeds verstuurd na aanmaak van een afspraak of bezoekactie in skarabee. Voor deze actie dienen een aantal basisgegevens ingevuld zijn vooraleer de herinnering kan verstuurd worden.
Herinneringen worden pas actief als :
- Er een relatie en pand aan de actie zijn gelinkt.
- Het tijdstip van de actie niet binnen de herinneringsperiode valt.
- Bevestigingen worden pas verstuurd indien de actie als “bevestigd” werd aangeduid.
- Klik hier om een overzicht van de herinneringen/bevestigingen te openen.
4. Review van de herinneringen en bevestigingen
Na aanmaak van de afspraak en activeren van de herinneringen open (4) je het overzicht van de geactiveerde herinneringen van die actie en kan je nog individuele wijzigingen doorvoeren.
- Een rood icoontje betekent dat een aantal gegevens niet correct kunnen worden verwerkt. Bijvoorbeeld een ontbrekend emailadres of telefoonnummer. Beweeg met de muis over het icoon om de oorzaak van de melding te tonen.
- Zet hier de herinnering uit die je niet wil versturen.
- Bekijk een preview van het te verzenden bericht en pas de default tekst aan indien nodig.
5. Een bezoek annuleren
Indien een bezoek niet kan doorgaan kan het bezoek in Skarabee geannuleerd worden. Bij het bewaren van de actie worden de annulatie-notificaties uitgestuurd. Kies bovenaan het actie-scherm voor Geannuleerd:
Controleer en pas indien gewenst de tekst nog aan via het potloodje naast de notificatie: